Για τις ανάγκες τις πιλοτικής εφαρμογής θα πρέπει να στείλετε μέσω του συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Δικαιολογητικών Δαπανών (ΗΔΔΔ), μέχρι δύο δαπάνες του Φορέα σας.

Η ηλεκτρονική διακίνηση των ανωτέρω δαπανών θα πρέπει να ολοκληρωθεί εντός 15 ημερών από την ημερομηνία που αναγράφεται στο Παράρτημα ΙΙ του αριθ. 52605οικ./04.10.2021 σχετικού εγγράφου της Υπηρεσιακής Γραμματέως του Υπουργείου Δικαιοσύνης, για τον Φορέα σας.

Σημειώνεται ότι δαπάνες που θα υποβληθούν εκτός του ανωτέρω χρονικού διαστήματος, δεν θα εξετάζονται από τις Οικονομικές Υπηρεσίες της Κεντρικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Δικαιοσύνης.

Α) Η Υπηρεσία, υποχρεούται να υποβάλει ηλεκτρονικά, μόνο δαπάνες που βαρύνουν τις πιστώσεις του κρατικού προϋπολογισμού, ενδεικτικά αναφέρονται:

Αγορές καυσίμων,

Αμοιβές για υπηρεσίες (π.χ. έξοδα κινητής τηλεφωνίας, ταχυδρομικά κ.ά.)

Δαπάνες ύδρευσης,

Δαπάνες μετακίνησης προσωπικού,

Δαπάνες για υπηρεσίες, (π.χ. αποκατάσταση πάγιας προκαταβολής, απολυμάνσεις, απεντομώσεις κ.ά)

Δαπάνες για μισθώματα, κ.λπ.

Β) Τα δικαιολογητικά δαπάνης, θα αποστέλλονται και σε φυσικό αρχείο (έγχαρτα).

Η υποχρέωση καταχώρησης στο σύστημα, εκ μέρους της Υπηρεσίας, ξεκινάει με την Απόφαση Ανάθεσης.

Ωστόσο, στην εφαρμογή «ανεβαίνει», το σύνολο των απαιτουμένων για τη δαπάνη εγγράφων, όπως αυτά θα διαβιβάζονταν σε φυσικό αρχείο (έγχαρτα).

Η υποχρέωση καταχώρηση είναι ανεξάρτητη του ποσού της δαπάνης.

Ημερομηνία Δημιουργίας Υποχρέωσης θεωρείται η ημερομηνία έκδοσης τιμολογίου από τον προμηθευτή.

Η έκδοση του τιμολογίου πρέπει να γίνει, εντός του οικονομικού έτους που έχει εκδοθεί και ισχύει η Απόφαση Δέσμευσης Πίστωσης.

Η καταχώρηση και η αποστολή των δικαιολογητικών δαπάνης, μέσω της εφαρμογής της Ηλεκτρονικής Διακίνησης, ακολουθεί, αυτή της διακίνησής τους με φυσικό αρχείο (έγχαρτα) και εφόσον έχει ολοκληρωθεί η συγκέντρωση των απαραίτητων δικαιολογητικών.

Αφού αποσταλούν για πρωτοκόλληση στο protokolo@justice.gov.gr, θα ακολουθείται η κάτωθι εσωτερική διακίνησή τους:

Α) Για δαπάνες ταχυδρομικών υπηρεσιών, υπηρεσιών ύδρευσης, ηλεκτρικού ρεύματος, τηλεφωνίας και μισθωμάτων:

1. Θα παραλαμβάνει το Τμήμα Προμηθειών (Α5), όπου θα πραγματοποιείται ο έλεγχος των δικαιολογητικών,
2. Θα διαβιβάζονται στο Τμήμα Εκτέλεσης Προϋπολογισμού & Εκκαθάρισης Δαπανών (Α2), όπου θα γίνεται η εκκαθάριση και η έκδοση του Χρηματικού Εντάλματος &
3. Το Τμήμα Προϋπολογισμού & Δημοσιονομικών Αναφορών (Α1) θα πραγματοποιεί την πληρωμή του Χρηματικού Εντάλματος.

Β) Για δαπάνες μετακίνησης προσωπικού:

1. Θα παραλαμβάνει το Β΄ Τμήμα Μισθοδοσίας (Α4), όπου θα πραγματοποιείται ο έλεγχος των δικαιολογητικών, η εκκαθάριση και η έκδοση του Χρηματικού Εντάλματος.
2. Το Τμήμα Προϋπολογισμού & Δημοσιονομικών Αναφορών (Α1) θα πραγματοποιεί την πληρωμή του Χρηματικού Εντάλματος.

Γ) Για τις λοιπές δαπάνες:

1. Θα παραλαμβάνει το Τμήμα Εκτέλεσης Προϋπολογισμού & Εκκαθάρισης Δαπανών (Α2), όπου θα πραγματοποιείται ο έλεγχος των δικαιολογητικών, η εκκαθάριση και η έκδοση του Χρηματικού Εντάλματος.
2. Το Τμήμα Προϋπολογισμού & Δημοσιονομικών Αναφορών (Α1) θα πραγματοποιεί την πληρωμή του Χρηματικού Εντάλματος.

Η Ηλεκτρονική Διακίνηση των Δικαιολογητικών, θα συνοδεύεται με «φόρμα» όπου θα καταγράφονται τα υποβαλλόμενα για την εκκαθάριση της δαπάνης δικαιολογητικά.

Οι μόνιμοι υπάλληλοι (συμπεριλαμβανομένων των αποσπασμένων) καθώς και οι υπάλληλοι αορίστου/ορισμένου χρόνου δύναται να είναι χρήστες της εφαρμογής.

Στην εφαρμογή θα «ανεβαίνει» το ακριβές αντίγραφο του εγγράφου, ή το αναρτημένο στη Διαύγεια ή στο ΚΗΜΔΗΣ έγγραφο.

Υπηρεσίες οι οποίες διαθέτουν δική τους υπηρεσία εκκαθάρισης δαπανών (δηλαδή έχουν δικό τους προϋπολογισμό και Διατάκτη), δε θα διαβιβάζουν παραστατικά δαπανών στο Υπουργείο Δικαιοσύνης προς εκκαθάριση μέσω της εφαρμογής της Ηλεκτρονικής Διακίνησης Δικαιολογητικών, όπως εξάλλου γινόταν έως και τώρα που ισχύει η αποστολή σε φυσικό αρχείο.

Στις ανωτέρω Υπηρεσίες περιλαμβάνονται:

Α) Ελεγκτικό Συνέδριο

Β) Αρχή Διασφάλισης Του Απορρήτου των Επικοινωνιών

Γ) Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα

Δ) Αρχή Εξέτασης Προδικαστικών Προσφυγών

Ε) Εθνική Σχολή Δικαστών

Ζ) Ινστιτούτα

Η) Εταιρείες Προστασίας Ανηλίκων

Θ) Αυτοτελή Γραφεία Προστασίας Ανηλίκων Θυμάτων (πλην δαπανών που αφορούν σε λογαριασμούς ΔΕΚΟ και Κοινόχρηστα)

Η εξαίρεση ισχύει και για τις δαπάνες που εκτελούνται μέσω της επιχορήγησης των Τριμελών Επιτροπών Διαχείρισης Επιχορήγησης των Εφετείων.

Η Υπηρεσία, υποχρεούται να υποβάλει ηλεκτρονικά, μόνο δαπάνες που βαρύνουν τις πιστώσεις του κρατικού προϋπολογισμού και όχι πιστώσεις μέσω ΤΑ.Χ.ΔΙ.Κ.

Είναι ο Αριθμός Ανάληψης της Απόφασης Δέσμευσης Πίστωσης. Εμφαίνεται στο «πλαίσιο» της Απόφασης όπου υπογράφει ο Γενικός Διευθυντής Οικονομικών Υπηρεσιών και πιο συγκεκριμένα στην παράγραφο: Καταχωρήθηκε με α/α ……. στο Βιβλίο Εγκρίσεων και Εντολών Πληρωμής της Υπηρεσίας μας.

Ισχύει ό,τι και στη διακίνηση με φυσικό αρχείο.

Τα «Δικαιολογητικά εξόφλησης», είναι ο λογαριασμός IBAN και η Ασφαλιστική & Φορολογική Ενημερότητα

Τα «Δικαιολογητικά Δαπάνης» είναι όλα τα υπόλοιπα.

Το ΚΗΜΔΗΣ δεν έχει δώσει τη δυνατότητα διασύνδεσης και φόρτωσης εγγράφων. Μόλις αυτή δοθεί, θα φτιαχτεί ανάλογo service για αυτόματη φόρτωση αρχείων. Μέχρι τότε θα πρέπει να τα φορτώνετε εσείς στη βάση του ΗΔΔ.

Δεν υπάρχει ακόμη συσχέτιση. Στην παρούσα φάση είναι μια ψηφιακή βάση με τα δικαιολογητικά των Δαπανών.

Η Εφαρμογή ΗΔΔ είναι διαδικτυακή εφαρμογή, εγκατεστημένη σε εγκαταστάσεις της ΓΓΠΣ, και το λειτουργικό σύστημα δεν παίζει ρόλο. Η διαδικτυακή δ/νση είναι: https://hdd.gsis.gr/welcome.

Στο δοκιμαστικό περιβάλλον οι χρήστες είναι κοινοί και είναι δύσκολο να δοκιμαστούν οι ψηφιακές υπογραφές.

Σας γνωρίζουμε ότι, στην εφαρμογή της ΗΔΔΔ , επισυνάπτεται, το σύνολο των απαιτούμενων κατά περίπτωση δικαιολογητικών πληρωμής, (οι οποίες αφορούν δαπάνες που βαρύνουν τις πιστώσεις του Κρατικού Προϋπολογισμού), όπως αυτά διαβιβάζονταν μέχρι σήμερα σε φυσική μορφή (έγχαρτα).

Για δαπάνες όπως, αποκατάσταση πάγιας προκαταβολής & υπηρεσιών ύδρευσης, η Απόφαση «έγκριση δέσμευσης πίστωσης», είναι συνολική, με βάση τις διαθέσιμες ετήσιες πιστώσεις και δεν εκδίδεται για κάθε υπηρεσία ξεχωριστά. Κατά συνέπεια, η ως άνω Απόφαση, θα πρέπει να αναζητείται από την αρμόδια για την έκδοσή της υπηρεσία (Τμήμα Εκτέλεσης Προϋπολογισμού και Εκκαθάρισης Δαπανών), προκειμένου να συμπεριληφθεί ως δικαιολογητικό πληρωμής.

Έχουν γίνει οι απαραίτητες ενέργειες από τη ΓΓΠΣΔΔ και πλέον ισχύουν οι κωδικοί που αναγράφονται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι της ανωτέρω εγκυκλίου. Επειδή οι κωδικοί αυτοί χρησιμοποιούνται από το σύνολο των φορέων του Δημοσίου, δε θα πρέπει να τροποποιούνται.

Σχετικά με τα δύο αυτά ερωτήματα, σας γνωρίζουμε τα κάτωθι: Σε κανονικό (πλέον) περιβάλλον υποβάλλουμε :
1. Διαβιβαστικό.
2. Σκαναρισμένους τους λογαριασμούς ύδρευσης.
3. Πρακτικό της επιτροπής παραλαβής της οικίας υπηρεσίας, ως προς την κατανάλωση.
4. Κατάσταση δαπάνης (ψηφιακά υπογεγραμμένη) η οποία δύναται να περιλαμβάνει και τους τρεις (3) λογαριασμούς ύδρευσης.

Με τη λήψη των αιτούμενων λογαριασμών χρηστών, ο εκάστοτε Φορέας θα πρέπει άμεσα εντός του 2021 να προβεί στην ηλεκτρονική διακίνηση των ανωτέρω δαπανών στο παραγωγικό περιβάλλον, ακόμα και εάν έχει παρέλθει το χρονικό διάστημα.

Ναι, το σύστημα στο πεδίο «Λογαριασμοί» δέχεται την καταχώρηση δύο ή και περισσοτέρων αναλήψεων είτε στον ίδιο ΑΛΕ είτε σε διαφορετικούς ΑΛΕ ανεξαρτήτως του αριθμού των παραστατικών (τιμολογίων). Οπότε μπορεί να καταχωρηθεί ένα τιμολόγιο το οποίο να εξοφληθεί με τη χρήση πιστώσεων από δύο ή και περισσότερες αναλήψεις, όπως το ίδιο γίνεται και στο SAP. Η καταχώρηση κάθε ανάληψης θα γίνεται με τη χρήση του “κουμπιού” «Προσθήκη Όρου».

Δε θα υπάρξει πρόβλημα, θα καταχωρίσετε τη δαπάνη κανονικά στο παραγωγικό περιβάλλον.

Δεν υπάρχει σχετική ενημέρωση.

Θα επιλέξετε την ημερομηνία του τελευταίου τιμολογίου.

Από 01.01.2022 είναι υποχρεωτική η ηλεκτρονική διακίνηση δικαιολογητικών δαπανών για όλες τις κατηγορίες δαπανών που διενεργούνται από πιστώσεις του κρατικού προϋπολογισμού.

Εμπορική: Επί παραδείγματι: Προμήθεια αγαθών, παροχή υπηρεσιών κ.λπ.
Μη Εμπορική: Επί παραδείγματι: Οδοιπορικά, αμοιβές επιτροπών, υπερωρίες κ.λπ.

α) Θα δημιουργηθούν ισάριθμοι φάκελοι για έκαστο δικαιούχο.
β) Αναγράφεται η Υπηρεσία που διενεργεί τη δαπάνη.
γ) ΧΕ: Αρκτικόλεξο Χρηματικού Εντάλματος.

Πράγματα, η συσχέτιση γίνεται με ήδη υπάρχοντα φάκελο. Το σύστημα δέχεται μόνο πλήρεις φακέλους για εξόφληση δαπανών και όχι φακέλους που περιέχουν αρχεία.

Στο πεδίο «Λογαριασμοί» καταχωρούμε τον Αριθμό Ανάληψης (α/α) και τον Αριθμό Λογαριασμού Εξόδων (ΑΛΕ). Η Απόφαση Έγκρισης Δέσμευσης Πίστωσης θα συμπεριλαμβάνεται στον φάκελο των δικαιολογητικών.

Τα δικαιολογητικά δαπάνης θα πρέπει να αποσταλούν και με τη διαδικασία της Ηλεκτρονικής Διακίνησης Δικαιολογητικών Δαπανών και σε «έγχαρτη» μορφή.

Οι δαπάνες για «Νομική Βοήθεια» καλύπτονται από το ΤΑ.Χ.ΔΙ.Κ. Η ΗΔΔ αφορά μόνο δαπάνες που καλύπτονται από τον Κρατικό Προϋπολογισμό. Άρα, «δαπάνες για αμοιβή αυτεπαγγέλτως διορισθέντος συνηγόρου σε ποινική δίκη στα πλαίσια της νομικής βοήθειας» επειδή καλύπτονται από το ΤΑ.Χ.ΔΙ.Κ., δε χρειάζεται να διακινηθούν ηλεκτρονικά.

α) Εφαρμόζουμε ό,τι ίσχυε και με τη διαδικασία της έγχαρτης διακίνησης των δικαιολογητικών. β) Αναρτούμε όλα τα παραστατικά πληρωμής.

Η αποστολή των δικαιολογητικών δαπάνης θα πραγματοποιείται από την Υπηρεσία όπου ανήκει ο «Δευτερεύων Διατάκτης», δηλαδή το Πρωτοδικείο.

Η ΗΔΔΔ αφορά στη διακίνηση των δικαιολογητικών δαπάνης και όχι στην αποστολή αιτημάτων για έκδοση απόφασης έγκρισης δέσμευσης πίστωσης.

Μέσω της ΗΔΔΔ, υποβάλλονται δικαιολογητικά δαπανών, τα οποία έχουν εκδοθεί, κατόπιν σχετικής έκδοσης απόφασης έγκρισης δέσμευσης πίστωσης, από τον Τακτικό Προϋπολογισμό και μόνο.

Είναι προφανές ότι, η Υπηρεσία που εκδίδει την απόφαση έγκρισης δέσμευσης πίστωσης, είναι και υπόχρεη για την πληρωμής της δαπάνης.

Μπορείτε να υποβάλλετε δικαιολογητικά δαπάνης τα οποία αφορούν σε άλλη Υπηρεσία, αρκεί να είναι ψηφιακά υπογεγραμμένα από τον αρμόδιο υπάλληλο της Υπηρεσίας αυτής.

Ο ασφαλιστικός και φορολογικός έλεγχος πραγματοποιείται πριν από την πληρωμή του εκδοθέντος Χρηματικού Εντάλματος. Άρα δεν απαιτείται η προσκόμισή τους κατά την υποβολή των δικαιολογητικών.