Συχνές Ερωτήσεις Ηλεκτρονικής Διακίνησης Δικαιολογητικών Δαπανών

 

Για τις ανάγκες τις πιλοτικής εφαρμογής θα πρέπει να στείλετε μέσω του συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Δικαιολογητικών Δαπανών (ΗΔΔΔ), μέχρι δύο δαπάνες του Φορέα σας.

Η ηλεκτρονική διακίνηση των ανωτέρω δαπανών θα πρέπει να ολοκληρωθεί εντός 15 ημερών από την ημερομηνία που αναγράφεται στο Παράρτημα ΙΙ του αριθ. 52605οικ./04.10.2021 σχετικού εγγράφου της Υπηρεσιακής Γραμματέως του Υπουργείου Δικαιοσύνης, για τον Φορέα σας.

Σημειώνεται ότι δαπάνες που θα υποβληθούν εκτός του ανωτέρω χρονικού διαστήματος, δεν θα εξετάζονται από τις Οικονομικές Υπηρεσίες της Κεντρικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Δικαιοσύνης.

Α) Η Υπηρεσία, υποχρεούται να υποβάλει ηλεκτρονικά, μόνο δαπάνες που βαρύνουν τις πιστώσεις του κρατικού προϋπολογισμού, ενδεικτικά αναφέρονται:

Αγορές καυσίμων,

Αμοιβές για υπηρεσίες (π.χ. έξοδα κινητής τηλεφωνίας, ταχυδρομικά κ.ά.)

Δαπάνες ύδρευσης,

Δαπάνες μετακίνησης προσωπικού,

Δαπάνες για υπηρεσίες, (π.χ. αποκατάσταση πάγιας προκαταβολής, απολυμάνσεις, απεντομώσεις κ.ά)

Δαπάνες για μισθώματα, κ.λπ.

Β) Τα δικαιολογητικά δαπάνης, θα αποστέλλονται και σε φυσικό αρχείο (έγχαρτα).

Η υποχρέωση καταχώρησης στο σύστημα, εκ μέρους της Υπηρεσίας, ξεκινάει με την Απόφαση Ανάθεσης.

Ωστόσο, στην εφαρμογή «ανεβαίνει», το σύνολο των απαιτουμένων για τη δαπάνη εγγράφων, όπως αυτά θα διαβιβάζονταν σε φυσικό αρχείο (έγχαρτα).

Η υποχρέωση καταχώρηση είναι ανεξάρτητη του ποσού της δαπάνης.

Ημερομηνία Δημιουργίας Υποχρέωσης θεωρείται η ημερομηνία έκδοσης τιμολογίου από τον προμηθευτή.

Η έκδοση του τιμολογίου πρέπει να γίνει, εντός του οικονομικού έτους που έχει εκδοθεί και ισχύει η Απόφαση Δέσμευσης Πίστωσης.

Η καταχώρηση και η αποστολή των δικαιολογητικών δαπάνης, μέσω της εφαρμογής της Ηλεκτρονικής Διακίνησης, ακολουθεί, αυτή της διακίνησής τους με φυσικό αρχείο (έγχαρτα) και εφόσον έχει ολοκληρωθεί η συγκέντρωση των απαραίτητων δικαιολογητικών.

Αφού αποσταλούν για πρωτοκόλληση στο protokolo@justice.gov.gr, θα ακολουθείται η κάτωθι εσωτερική διακίνησή τους:

Α) Για δαπάνες ταχυδρομικών υπηρεσιών, υπηρεσιών ύδρευσης, ηλεκτρικού ρεύματος, τηλεφωνίας και μισθωμάτων:

  1. Θα παραλαμβάνει το Τμήμα Προμηθειών (Α5), όπου θα πραγματοποιείται ο έλεγχος των δικαιολογητικών,
  2. Θα διαβιβάζονται στο Τμήμα Εκτέλεσης Προϋπολογισμού & Εκκαθάρισης Δαπανών (Α2), όπου θα γίνεται η εκκαθάριση και η έκδοση του Χρηματικού Εντάλματος &
  3. Το Τμήμα Προϋπολογισμού & Δημοσιονομικών Αναφορών (Α1) θα πραγματοποιεί την πληρωμή του Χρηματικού Εντάλματος.

Β) Για δαπάνες μετακίνησης προσωπικού:

  1. Θα παραλαμβάνει το Β΄ Τμήμα Μισθοδοσίας (Α4), όπου θα πραγματοποιείται ο έλεγχος των δικαιολογητικών, η εκκαθάριση και η έκδοση του Χρηματικού Εντάλματος.
  2. Το Τμήμα Προϋπολογισμού & Δημοσιονομικών Αναφορών (Α1) θα πραγματοποιεί την πληρωμή του Χρηματικού Εντάλματος.

Γ) Για τις λοιπές δαπάνες:

  1. Θα παραλαμβάνει το Τμήμα Εκτέλεσης Προϋπολογισμού & Εκκαθάρισης Δαπανών (Α2), όπου θα πραγματοποιείται ο έλεγχος των δικαιολογητικών, η εκκαθάριση και η έκδοση του Χρηματικού Εντάλματος.
  2. Το Τμήμα Προϋπολογισμού & Δημοσιονομικών Αναφορών (Α1) θα πραγματοποιεί την πληρωμή του Χρηματικού Εντάλματος.

Η Ηλεκτρονική Διακίνηση των Δικαιολογητικών, θα συνοδεύεται με «φόρμα» όπου θα καταγράφονται τα υποβαλλόμενα για την εκκαθάριση της δαπάνης δικαιολογητικά.

Οι μόνιμοι υπάλληλοι (συμπεριλαμβανομένων των αποσπασμένων) καθώς και οι υπάλληλοι αορίστου/ορισμένου χρόνου δύναται να είναι χρήστες της εφαρμογής.

Στην εφαρμογή θα «ανεβαίνει» το ακριβές αντίγραφο του εγγράφου, ή το αναρτημένο στη Διαύγεια ή στο ΚΗΜΔΗΣ έγγραφο.

Υπηρεσίες οι οποίες διαθέτουν δική τους υπηρεσία εκκαθάρισης δαπανών (δηλαδή έχουν δικό τους προϋπολογισμό και Διατάκτη), δε θα διαβιβάζουν παραστατικά δαπανών στο Υπουργείο Δικαιοσύνης προς εκκαθάριση μέσω της εφαρμογής της Ηλεκτρονικής Διακίνησης Δικαιολογητικών, όπως εξάλλου γινόταν έως και τώρα που ισχύει η αποστολή σε φυσικό αρχείο.

Στις ανωτέρω Υπηρεσίες περιλαμβάνονται:

Α) Ελεγκτικό Συνέδριο

Β) Αρχή Διασφάλισης Του Απορρήτου των Επικοινωνιών

Γ) Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα

Δ) Αρχή Εξέτασης Προδικαστικών Προσφυγών

Ε) Εθνική Σχολή Δικαστών

Ζ) Ινστιτούτα

Η) Εταιρείες Προστασίας Ανηλίκων

Θ) Αυτοτελή Γραφεία Προστασίας Ανηλίκων Θυμάτων

Η εξαίρεση ισχύει και για τις δαπάνες που εκτελούνται μέσω της επιχορήγησης των Τριμελών Επιτροπών Διαχείρισης Επιχορήγησης των Εφετείων.

Η Υπηρεσία, υποχρεούται να υποβάλει ηλεκτρονικά, μόνο δαπάνες που βαρύνουν τις πιστώσεις του κρατικού προϋπολογισμού και όχι πιστώσεις μέσω ΤΑ.Χ.ΔΙ.Κ.

Είναι ο Αριθμός Ανάληψης της Απόφασης Δέσμευσης Πίστωσης. Εμφαίνεται στο «πλαίσιο» της Απόφασης όπου υπογράφει ο Γενικός Διευθυντής Οικονομικών Υπηρεσιών και πιο συγκεκριμένα στην παράγραφο: Καταχωρήθηκε με α/α ……. στο Βιβλίο Εγκρίσεων και Εντολών Πληρωμής της Υπηρεσίας μας.

Ισχύει ό,τι και στη διακίνηση με φυσικό αρχείο.

Τα «Δικαιολογητικά εξόφλησης», είναι ο λογαριασμός IBAN και η Ασφαλιστική & Φορολογική Ενημερότητα

Τα «Δικαιολογητικά Δαπάνης» είναι όλα τα υπόλοιπα.

<< Back

 

Close